Strategische Beschaffung vs. Category Management – Was ist der Unterschied?

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In der Beschaffung sind die Begriffe categoriemanagement und strategisches Sourcing werden oft synonym verwendet, aber sie stellen unterschiedliche Methoden mit einzigartigen Zielen und Vorteilen dar. Das Verständnis dieser Unterschiede ist für Beschaffungsfachleute, die Geschäfts- und Beschaffungsstrategien mit unmittelbarem und dauerhaftem Nutzen für ihre Organisationen entwickeln wollen, von entscheidender Bedeutung.

Dieser Artikel befasst sich mit den Konzepten des Category Management und der strategischen Beschaffung, hebt ihre Hauptunterschiede hervor und erklärt, wie sich diese Ansätze gegenseitig ergänzen. Er geht auch auf die Kraljic-Matrixein grundlegendes Instrument für die Beschaffungsstrategie, um diese Methoden zu kontextualisieren.

Was ist strategische Beschaffung?

Strategische Beschaffung ist ein systematischer Prozess, der darauf abzielt, die Beschaffungsentscheidungen für bestimmte Projekte oder Bedürfnisse zu optimieren. Durch die Konzentration auf eine detaillierte Datenanalyse und Lieferantenbewertung können Unternehmen innerhalb eines festgelegten Zeitrahmens den besten Wert erzielen.

Hauptmerkmale der strategischen Beschaffung

1. Projektorientiert: Anwendung auf bestimmte Beschaffungsvorgänge oder -kategorien für unmittelbare Ergebnisse.
2. Datengesteuert: Die Analyse von Ausgabenmustern, Lieferantenmärkten und Kostenstrukturen.
3. Zeitgebundene: Arbeitet innerhalb eines begrenzten Zeitrahmens, der oft an Vertragserneuerungen oder Beschaffungsinitiativen gebunden ist.
4. Zielorientiert: Zielt auf messbare Ergebnisse wie Kosteneinsparungen, Lieferantenkonsolidierung oder Risikominderung ab.
5. Beschaffungsorientiertes Vorgehen: In der Regel von den Beschaffungsteams angeführt, mit begrenzter Beteiligung anderer Abteilungen.

Wann wird Strategic Sourcing eingesetzt?

Strategische Beschaffung ist ideal für Situationen, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern, wie z. B. Vertragsneuverhandlungen, Auswahl neuer Lieferanten oder für Marktforschung und Preisbenchmarking. So kann ein Unternehmen beispielsweise Strategic Sourcing einsetzen, um ein besseres Angebot für Flottenmanagementdienste auszuhandeln, das mit seiner Geschäftsstrategie zur Kostensenkung übereinstimmt.

Was ist Category Management?

Das Category Management geht über einzelne Beschaffungsvorgänge hinaus und verwaltet eine ganze Kategorie von Ausgaben im gesamten Unternehmen oder in einer bestimmten strategischen Geschäftseinheit. Es zielt darauf ab, die Beschaffungsstrategien und -aktivitäten auf die organisatorischen Ziele der Geschäftseinheiten abzustimmen und so langfristig einen nachhaltigen Wert zu gewährleisten.

Das Category Management kann über typische Strategien wie Kostenoptimierung hinausgehen und sich auch auf eine längerfristige, ganzheitlichere Sichtweise in Bereichen wie Lieferantenrisikomanagement, Lieferantenmanagement und kontinuierliche Verbesserung konzentrieren.

Hauptmerkmale des Category Management

1. Ganzheitlicher Ansatz: Konzentriert sich auf die Entwicklung einer Kategoriestrategie über den gesamten Lebenszyklus einer Ausgabenkategorie, von der Beschaffung bis zum Management der Lieferantenbeziehungen.
2. Strategische Ausrichtung: Es wird sichergestellt, dass die Beschaffung umfassendere Unternehmensziele wie Nachhaltigkeit oder Innovation unterstützt.
3. Kontinuierlicher Prozess: Im Gegensatz zur strategischen Beschaffung ist das Category Management eine kontinuierliche Tätigkeit.
4. Funktionsübergreifende Zusammenarbeit: Bezieht Interessenvertreter aus verschiedenen Abteilungen ein, um kategoriespezifische Bedürfnisse zu verstehen und zu erfüllen.
5. Wertschöpfung: Betrachtet nicht nur Kosteneinsparungen, sondern auch die Optimierung des Gesamtwerts, einschließlich Risikominderung und Lieferanteninnovation.

Wann sollte man Category Management einsetzen?

Category Management eignet sich am besten für hochwertige, komplexe Ausgabenkategorien, bei denen langfristige Planung und Marktkenntnis für die Unterstützung der Unternehmensstrategie entscheidend sind. Ein ganzheitliches Management der IT-Beschaffung kann beispielsweise dabei helfen, Technologieinvestitionen mit der Strategie der digitalen Transformation des Unternehmens in Einklang zu bringen.

Die Kraljic-Matrix: Ein Rahmen für die Beschaffungsstrategie

Die Kraljic-MatrixDie von Peter Kraljic 1983 entwickelte Kraljic-Matrix ist ein weit verbreitetes Instrument zur Bestimmung der Beschaffungsstrategie auf der Grundlage von zwei Schlüsseldimensionen: Versorgungsrisiko und Auswirkungen der Ausgaben. Es kategorisiert die Beschaffungsposten in vier Quadranten:

1. Unkritische Artikel

• Geringes Versorgungsrisiko, geringe Auswirkungen auf die Ausgaben
• Beispiele: Bürobedarf, Reinigungsmittel.
• Empfohlener Ansatz: Taktische Beschaffung oder einfaches strategisches Sourcing.

2. Hebelwirkung auf Artikel

• Geringes Versorgungsrisiko, hohe Auswirkungen auf die Ausgaben
• Beispiele: Rohstoffe wie Stahl oder Papier.
• Empfohlener Ansatz: Strategische Beschaffung zur Erzielung von Kosteneinsparungen durch Lieferantenwettbewerb.

3. Engpass-Positionen

• Hohes Versorgungsrisiko, geringe Auswirkungen auf die Ausgaben
• Beispiele: Spezialisierte Komponenten mit begrenzten Lieferanten.
• Empfohlener Ansatz: Management von Lieferantenbeziehungen und Strategien zur Risikominderung.

4. Strategische Punkte

• Hohes Lieferrisiko, hohe Auswirkungen auf die Ausgaben
• Beispiele: Kritische IT-Systeme, einzigartige Rohstoffe.
• Empfohlener Ansatz: Kategorienmanagement zur Gewährleistung eines langfristigen Werts und zur Sicherung der Lieferkontinuität.

Die Kraljic-Matrix hilft Beschaffungsteams bei der Entscheidung, wann strategische Beschaffung und wann Category Management eingesetzt werden sollte. Während z. B. Artikel mit Hebelwirkung von einer kurzfristigen Ausschreibung profitieren können, erfordern strategische Artikel eine umfassende Category-Management-Strategie, um Risiken zu minimieren und den Wert zu maximieren.

Hauptunterschiede zwischen strategischem Sourcing und Category Management

Beide Ansätze zielen auf eine Optimierung der Beschaffung ab, unterscheiden sich jedoch in Umfang und Zielsetzung.

Ergänzende Rollen

Die strategische Beschaffung liefert schnelle Erfolge, während das Category Management dafür sorgt, dass diese Erfolge nachhaltig sind und in langfristige Strategien integriert werden. So kann die strategische Beschaffung beispielsweise kurzfristig die Kosten für Büroartikel senken, während sich das Category Management häufig auf die Verbesserung der Lieferantenbeziehungen und der Nachhaltigkeitspraktiken in der gesamten Kategorie konzentriert.

Fallstudie: Umgestaltung der IT-Beschaffung mit strategischem Sourcing und Category Management

Szenario: Ein multinationales Einzelhandelsunternehmen hatte mit Ineffizienzen in seinem IT-Beschaffungsprozess zu kämpfen. Mehrere Verträge mit Softwareanbietern führten zu fragmentierten Ausgaben, hohen Kosten und verpassten Verlängerungsfristen.

Herausforderung: Dem Unternehmen fehlte ein einheitlicher Ansatz für die Verwaltung des IT-Beschaffungswesens, was die Fähigkeit einschränkte, Geschäftsziele durch Kosteneffizienz oder Innovation zu erreichen.

Lösung: Der Einzelhändler verfolgte einen doppelten Ansatz:

1. Strategische Beschaffung: Durchführung einer Ausschreibung zur Konsolidierung von Lieferanten, um einen einzigen Anbieter für unternehmensweite Softwarelizenzen zu finden.
2. Kategorie-Management: Ernennung eines Category Managers, der die IT-Beschaffung überwacht und die Ausrichtung auf die Ziele der digitalen Transformation des Unternehmens sicherstellt.

Ergebnis:

• Reduzierung der Kosten für Softwarelizenzen um 20 % innerhalb von sechs Monaten.
• Straffung der Lieferantenbeziehungen und Verbesserung der Compliance.
• Entwicklung eines langfristigen Fahrplans für IT-Investitionen, der Innovationen ermöglicht.

Wichtigste Lektion: Die Kombination von strategischer Beschaffung und Category Management ermöglicht es Unternehmen, sofortige Kosteneinsparungen zu erzielen und gleichzeitig einen nachhaltigen Wert zu schaffen.

Beide Ansätze implementieren

Beschaffungsteams müssen kurzfristige und langfristige Strategien miteinander in Einklang bringen, indem sie die strategische Beschaffung und das Category Management integrieren.

Schritte zum Erfolg

1. Bewertung von Ausgaben und Risiken
   Verwenden Sie Instrumente wie die Kraljic-Matrix, um die Beschaffungsposten zu kategorisieren und die geeignete Strategie zu bestimmen.
2. Fachwissen aufbauen
3. Technologie wirksam einsetzen
   Investieren Sie in Tools, die beide Ansätze unterstützen, z. B. Software für die Ausgabenanalyse und Plattformen für das Management von Lieferantenbeziehungen.
4. Funktionsübergreifend zusammenarbeiten
5. Ergebnisse messen
   • Strategische Beschaffung: Verfolgen Sie Kosteneinsparungen, Lieferantenleistung und Vertragserfüllung.
   • Kategorie-Management: Bewertung der Wertschöpfung, Risikominderung und Innovationsbeiträge.

Sind Sie bereit, Ihre Beschaffungsstrategie zu optimieren?

Das Verständnis der Nuancen zwischen dem strategischen Beschaffungsprozess und dem Category Management ist nur der Anfang. Durch die Anwendung dieser Konzepte und Tools wie dem oben erwähnten Kraljic-Matrixkann Ihr Unternehmen erhebliche Werte freisetzen.

Beginnen Sie noch heute mit Ihrer Transformation:

• Durchführung einer Ausgabenanalyse zur Ermittlung der wichtigsten Kategorien.
• Untersuchung von Tools und Plattformen zur Rationalisierung Ihrer Beschaffungsprozesse.
• Schulung Ihres Teams in bewährten Verfahren für die Beschaffung und das Kategorienmanagement.

Weitere Lektüre

• „The Procurement and Supply Manager’s Desk Reference“ von Fred Sollish und John Semanik – Ein umfassendes Handbuch, das sowohl die strategische Beschaffung als auch das Category Management abdeckt.
• „Lieferkettenmanagement: Strategie, Planung und Betrieb“ von Sunil Chopra – Bietet ausführliche Einblicke in Beschaffungs- und Beschaffungsstrategien.
• Der Originalartikel von Peter Kraljic: „Der Einkauf muss zum Supply Management werden“, Harvard Business Review (1983).

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