調達サイクルの説明 – 3DCAD.news

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調達サイクルは、調達ライフサイクル、またはより広義には調達プロセスとも呼ばれ、あらゆる組織の基本的な側面であり、商品やサービスを取得するプロセス全体を包含しています。ニーズの特定から最終的な支払いまで、調達には効率的かつ効果的な資源配分を確実にする様々な段階が含まれる。よく実行された調達サイクルは、組織の効率性、費用対効果、全体的な成功に大きな影響を与える。

調達サイクルとは

調達サイクルとは、組織が業務に必要な資源を調達するために踏む、相互に結びついた一連のステップのことである。これは、計画、調達、契約、調達プロセスの管理を含む構造化されたアプローチを含む。調達チームは、調達サイクル全体を監督・管理する責任を負う。

調達サイクルの目的は、リスクを最小限に抑え、規制を確実に遵守しながら、組織が適切な商品又はサービスを、可能な限り最良の価格、品質及び納期で確実に取得することである。

以前の記事で調達プロセスの様々な段階の簡易版を取り上げたが、そのニュアンスを完全に理解するためには、各段階をより詳細に検討することが不可欠である。

調達ライフサイクルのステージ

調達のライフサイクルを、計画と戦略、調達と契約、契約管理とクローズアウトの3つのフェーズに分け、そのプロセスを分かりやすく説明します。以下のセクションでは、ニーズの定義、サプライヤの選定から、契約の管理、プロジェクトの終了まで、各フェーズにおける主要なステップの概要を説明する。

A. 企画・戦略（事前調達）

調達前段階は、調達プロセス全体にとって重要な基盤です。それは、組織のニーズが明確に定義され、その戦略的目標と整合していることを確認することにより、調達を成功させるための基礎を築くものである。

ステップ1：ニーズの特定

調達ニーズは、以下のような複数の要素を考慮して決定される：

• 具体的な要件 調達の目的とプロジェクトの範囲を定義し、技術仕様、品質基準、期待される性能など、必要とされる具体的な物品またはサービスの概要を示す。
• 数量とスケジュール 必要な数量を正確に決定し、必要性の緊急性を評価し、業務の中断を避けるために現実的な納期を設定する。
• 予算配分： 商品またはサービスの見積コスト、輸送コスト、潜在的なコスト変動、潜在的リスク、緊急時対応策などの要素を考慮し、調達プロセスのための明確な予算を設定する。これにより、組織が必要な資源を獲得するための十分な資金を確保することができる。

ステップ2：市場調査

ニーズが特定されたら、包括的な市場調査が最も重要になります。これには以下が含まれる：

• 市場分析 市場分析を行い、市場力学を理解し、市場動向、価格変動、品質基準、配送オプションを分析し、情報に基づいた意思決定を行う。
• サプライヤーの特定と最終選考 経験、能力、評判、財務的安定性、価格設定、地理的位置、参考文献、組織の要件を満たす能力などの要素を含む事前資格基準に基づき、潜在的なサプライヤーを調査する。この時点で情報提供依頼書（RFI）を発行し、潜在的なサービスプロバイダーから予備的な情報を収集することで、効果的なサプライヤーの選定を促進することができる。このプロセスでは、さらなる評価のために、必要な手段を適用してサプライヤーをショートリスト化する。

ステップ3：調達戦略の策定

調達プロセスのこの段階における重要なステップは、希望する商品又はサービスを取得するために取られるアプローチの概要を示す調達戦略を策定することである。これには以下が含まれる：

• 戦略目標の調整 最初のステップ（ニーズの特定）で先に定義された調達目的が、全体的な事業目的および戦略目標と整合していることを確認する。
• リスク評価 サプライチェーンの混乱、品質問題、契約上のリスク、コストリスクなど、調達プロセスに関連する潜在的なリスクを特定し、緩和戦略を策定する。
• 評価基準の開発 入札又は提案を評価するための包括的な評価基準を作成する。これらの基準は客観的で測定可能であり、調達目的に沿ったものでなければならない。

ステップ4：調達方法の選定

この調達サイクルのフェーズにおける最後のステップは、適切な調達方法の選定です。

購入要件を慎重に評価することにより、組織はそのニーズに合致し、調達目標の達成に役立つ方法を選択することができる。これは以下のステップによって達成することができる：

• 購買要件の分析 購入の性質、緊急性、複雑さ、見積額を慎重に評価する。
• 適切な方法の特定： 分析に基づき、最も適切な調達方法を決定する。一般的な調達方法は以下のとおりである：
  • 競争入札 特定の要件に対して複数のサプライヤーが入札を行う正式なプロセス。その種類は以下の通り：
    • 公開入札： 興味のあるサプライヤーは入札を提出することができます。
    • 入札を締め切りました： 事前資格のあるサプライヤーのみ入札を行うことができます。
    • 逆オークション： 買い手が価格を設定し、サプライヤーが競り落とす。
  • 交渉： 買い手と売り手が契約交渉に参加し、条件について話し合う、より柔軟なアプローチ。その種類は以下の通り：
  • 直接購入： 低額品や購入頻度の高い品目、緊急購入品、または単独調達先がある場合に使用される簡略化されたプロセス。入札や交渉のような競争入札プロセスを経ずに、特定のサプライヤーから商品やサービスを直接購入する。その種類は以下の通り：
    • 発注書： 品目の説明、数量、価格、納品詳細、支払条件を明記した、購入を承認する正式な文書。
    • 包括注文： 定期的な購入に使用される、事前に承認された条件の長期購入契約。
• 費用便益分析： 各方法の潜在的なコストと便益を評価し、最も有利な選択肢を決定する。
• 利害関係者の関与 財務チーム、安全衛生チーム、法務チームなどの関連部門を関与させ、連携と支援を確保する。
• 組織方針の検討 選択した方法が組織の方針および手順に沿ったものであることを確認する。

B. 調達及び契約（調達期間中）

ステップ5：調達の実施

調達実行段階は、調達プロセスが実行に移されるところである。選択された調達方法（競争入札、交渉、直接購入）に応じて、特定のステップが踏まれます。

このセクションでは、調達プロセスの円滑かつ効率的な実行を確保するために、各方法に関わる主要な活動の概要を説明します。

C. 契約管理及び契約終了（調達後)

ステップ 6：契約の締結と履行

• 発注・受注管理:注文が正しく発注され、ライフサイクル全体を通して管理されていることを確認する。
• 商品/サービスの受領と検査 納入後、商品またはサービスを検査し、指定された要件を満たしていることを確認する。矛盾や欠陥があれば、解決のためにサプライヤーに報告する。
• 請求書の処理と支払い サプライヤーからの請求書を処理し、正確性を確認する。合意した条件に従って支払いを行う。

ステップ7：契約管理と評価

• 契約管理： 契約を監督し、コンプライアンスを確保し、あらゆる問題に対処する。これには、パフォーマンスの追跡、紛争の解決、必要なバリエーションの作成が含まれます。
• 契約後の評価 サプライヤーのパフォーマンスと調達プロセスの有効性を評価する。サプライヤーのパフォーマンスについてフィードバックを提供し、将来の参考のためにプロジェクトから学んだ教訓を文書化する。

ステップ8：プロジェクトの完了と終了

• プロジェクトの完了： プロジェクトを完了し、すべての成果物が満たされたことを確認し、サプライヤーに完了証明書を発行する。
• 廃棄管理： プロジェクトに関連する余剰材料や機器の処分やリサイクルを関連規則に従って処理する。
• 記録の保持 契約書、発注書、請求書、検査報告書など、調達プロセスに関する正確な記録を保管し、将来の参照や監査に役立てる。

ツールと技術

購買サイクルを合理化・最適化するために、様々なツールや技術が利用されている：

正しい道具の選択

各組織に最適なツールは、その組織固有のニーズ、予算、チームの専門知識によって異なります。さまざまな要因を考慮することができる：

• 既存システムとの統合： 選択したツールが、組織のERP、CRM、その他のシステムと統合できるようにすること。
• スケーラビリティ： 組織とともに成長できるツールを選ぶこと。
• 使いやすさ： 使いやすく、導入しやすいツールであること。
• コスト： ライセンス料、導入コスト、継続的な保守を含む総所有コストを検討すること。

適切なツールを活用し、将来を見据えたテクノロジーを統合することで、組織は調達プロセスを合理化し、コストを削減し、サプライヤーとの関係を改善し、全体として調達効率を高めることができる。

結論

調達サイクルは、どのような組織の業務においても重要な要素である。調達プロセスの様々な段階を効果的に管理することで、企業は購買活動を最適化し、コストを削減し、ニーズを効率的に満たすことができる。

調達サイクルを理解し、適切なツールやテクノロジーを活用することは、調達の成功とビジネス全体の成功に不可欠です。

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