Ciclo de aquisição explicado – 3DCAD.news

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O ciclo de aquisições, também conhecido como ciclo de vida de aquisições ou, mais amplamente, processo de aquisições, é um aspecto fundamental de qualquer organização, abrangendo todo o processo de aquisição de bens e serviços. Desde a identificação das necessidades até a finalização dos pagamentos, o procurement envolve vários estágios que garantem a alocação eficiente e eficaz de recursos. Um ciclo de aquisição bem executado pode afetar significativamente a eficiência, a relação custo-benefício e o sucesso geral de uma organização.

O que é um ciclo de procurement?

Um ciclo de procurement é uma série de etapas interconectadas que as organizações seguem para obter os recursos necessários para suas operações. Ele envolve uma abordagem estruturada que inclui planejamento, sourcing, contratação e gerenciamento do processo de procurement. A equipe de compras é responsável por supervisionar e gerenciar todo o ciclo de compras.

O objetivo do ciclo de aquisições é garantir que a organização adquira os bens ou serviços certos pelo melhor preço, qualidade e prazo de entrega possíveis, minimizando os riscos e garantindo a conformidade com as normas.

Embora tenhamos abordado a versão simplificada de vários estágios de um processo de aquisição em nossos artigos anteriores, é essencial examinar cada fase com mais detalhes para entender completamente suas nuances.

Estágios do ciclo de vida do procurement

Para facilitar um pouco o acompanhamento do processo, dividimos o ciclo de vida do procurement em três fases: planejamento e estratégia, sourcing e contratação, e gerenciamento e encerramento de contratos. As seções a seguir descrevem as principais etapas de cada fase, desde a definição das necessidades e a seleção de fornecedores até o gerenciamento de contratos e o encerramento do projeto.

A. Planejamento e estratégia (pré-aquisição)

A fase de pré-aquisição é uma base fundamental para todo o processo de aquisição. Ela estabelece as bases para uma aquisição bem-sucedida, garantindo que as necessidades da organização sejam claramente definidas e alinhadas com seus objetivos estratégicos.

ETAPA 1: Identificação das necessidades

As necessidades de aquisição são determinadas pela consideração de vários fatores, como:

• Requisitos específicos: Defina os objetivos da aquisição e o escopo do projeto, descrevendo os bens ou serviços específicos necessários, incluindo especificações técnicas, padrões de qualidade e expectativas de desempenho.
• Quantidades e cronogramas: Determine as quantidades exatas necessárias, avalie a urgência da necessidade e estabeleça prazos de entrega realistas para evitar interrupções nas operações.
• Alocação orçamentária: Defina um orçamento claro para o processo de aquisição, considerando fatores como o custo estimado de bens ou serviços, custos de transporte, possíveis flutuações de custo, possíveis riscos e planos de contingência. Isso garante que a organização tenha fundos suficientes para adquirir os recursos necessários.

ETAPA 2: Pesquisa de mercado

Depois que as necessidades são identificadas, uma pesquisa de mercado abrangente torna-se fundamental. Isso envolve:

• Análise de mercado: Realizar análises de mercado para entender a dinâmica do mercado, bem como analisar as tendências do mercado, as flutuações de preços, os padrões de qualidade e as opções de entrega para tomar decisões informadas.
• Identificação e seleção de fornecedores: Pesquise os possíveis fornecedores com base em critérios de pré-qualificação, incluindo fatores como experiência, capacidade, reputação, estabilidade financeira, preço, localização geográfica, referências e capacidade de atender aos requisitos da organização. Uma Solicitação de Informações (RFI) pode ser emitida nesse momento para coletar informações preliminares de possíveis prestadores de serviços para facilitar uma seleção eficaz de fornecedores. Esse processo envolve a aplicação das medidas necessárias para selecionar fornecedores para avaliação posterior.

ETAPA 3: Desenvolvimento da estratégia de aquisição

Uma etapa importante nessa fase do processo de procurement é desenvolver uma estratégia de procurement para delinear a abordagem que será adotada para adquirir os bens ou serviços desejados. Isso inclui:

• Alinhamento dos objetivos estratégicos: Certifique-se de que os objetivos de aquisição definidos anteriormente na primeira etapa (identificação de necessidades) estejam alinhados com os objetivos comerciais gerais e as metas estratégicas.
• Avaliação de riscos: Identifique os possíveis riscos associados ao processo de aquisição, como interrupções na cadeia de suprimentos, problemas de qualidade, riscos contratuais ou riscos de custo, e desenvolva estratégias de mitigação.
• Desenvolvimento de critérios de avaliação: Crie um conjunto abrangente de critérios de avaliação para avaliar lances ou propostas. Esses critérios devem ser objetivos, mensuráveis e alinhados com os objetivos da aquisição.

ETAPA 4: Seleção do método de aquisição

A última etapa da fase desse ciclo de aquisições é a seleção de um método de aquisição adequado, que é crucial para uma aquisição eficiente e econômica.

Ao avaliar cuidadosamente os requisitos de compra, as organizações podem selecionar um método que se alinhe às suas necessidades e as ajude a atingir suas metas de aquisição. Isso pode ser feito por meio das seguintes etapas:

• Análise dos requisitos de compra: Avalie cuidadosamente a natureza da compra, a urgência, a complexidade e o valor estimado.
• Identificação de métodos adequados: Com base na análise, determine o método ou métodos de aquisição mais adequados. Os métodos comuns de aquisição são:
  • Licitação competitiva: Um processo formal em que vários fornecedores apresentam propostas para um requisito específico. Seus tipos são:
    • Lance aberto: Qualquer fornecedor interessado pode enviar uma proposta.
    • Licitação fechada: Somente fornecedores pré-qualificados podem enviar lances.
    • Leilão reverso: O comprador define o preço, e os fornecedores dão lances mais baixos.
  • Negociação: Uma abordagem mais flexível em que o comprador e o vendedor se envolvem em uma negociação de contrato e discutem termos e condições. Seus tipos são:
  • Compra direta: Um processo simplificado usado para itens de baixo valor ou comprados com frequência, compras emergenciais ou quando há um fornecedor de fonte única. A empresa compra diretamente bens ou serviços de um fornecedor específico sem passar por um processo de licitação competitiva, como licitação ou negociação. Seus tipos são:
    • Pedidos de compra: Documentos formais que autorizam compras e que especificam a descrição do item, a quantidade, o preço, os detalhes da entrega e as condições de pagamento.
    • Pedidos genéricos: Contratos de compra de longo prazo com termos pré-aprovados que são usados para compras recorrentes.
• Análise de custo-benefício: Avalie os possíveis custos e benefícios de cada método para determinar a opção mais vantajosa.
• Envolvimento das partes interessadas: Envolva os departamentos relevantes, como a equipe financeira, a equipe de saúde e segurança e o jurídico, para garantir o alinhamento e o apoio.
• Consideração das políticas organizacionais: Certifique-se de que o método escolhido esteja alinhado com as políticas e os procedimentos da organização.

B. Sourcing & Contratação (durante o Procurement)

ETAPA 5: Execução do Procurement

A fase de execução do procurement é onde o processo de procurement é colocado em ação. Dependendo do método de procurement escolhido (licitação competitiva, negociação ou compra direta), serão seguidas etapas específicas.

Esta seção descreve as principais atividades envolvidas em cada método, garantindo uma execução tranquila e eficiente do processo de procurement.

C. Gestão de contratos & Encerramento (pós-contratação))

ETAPA 6: Execução e cumprimento do contrato

• Colocação e gerenciamento de pedidos: Garantir que o pedido seja colocado corretamente e gerenciado durante todo o seu ciclo de vida.
• Recebimento e inspeção de mercadorias/serviços: No momento da entrega, inspecione os produtos ou serviços para verificar se eles atendem aos requisitos especificados. Informe quaisquer discrepâncias ou defeitos ao fornecedor para que sejam resolvidos.
• Processamento e pagamento de faturas: Processe as faturas do fornecedor e verifique a exatidão. Efetuar pagamentos de acordo com os termos acordados.

ETAPA 7: Administração e avaliação do contrato

• Gerenciamento de contratos: Supervisionar o contrato para garantir a conformidade e resolver quaisquer problemas. Isso inclui o acompanhamento do desempenho, a resolução de disputas e as variações necessárias.
• Avaliação pós-contrato: Avaliar o desempenho do fornecedor e a eficácia do processo de aquisição. Forneça feedback ao fornecedor sobre seu desempenho e documente as lições aprendidas com o projeto para referência futura.

ETAPA 8: Conclusão e encerramento do projeto

• Conclusão do projeto: Finalizar o projeto, garantir que todas as entregas sejam cumpridas e emitir um certificado de conclusão para o fornecedor.
• Gerenciamento de descarte: Trate do descarte ou da reciclagem de quaisquer materiais ou equipamentos excedentes associados ao projeto de acordo com os regulamentos relevantes.
• Manutenção de registros: Mantenha registros precisos do processo de aquisição, incluindo contratos, pedidos de compra, faturas e relatórios de inspeção, para referência e auditorias futuras.

Ferramentas e tecnologias

Para simplificar e otimizar o ciclo de compras, são usadas várias ferramentas e tecnologias:

Escolhendo as ferramentas certas

As melhores ferramentas para cada organização dependerão de suas necessidades específicas, do orçamento e da experiência da equipe. Vários fatores podem ser considerados:

• Integração com os sistemas existentes: Para garantir que as ferramentas escolhidas possam se integrar ao ERP, CRM e outros sistemas da organização.
• Escalabilidade: Escolher as ferramentas que podem crescer com a organização.
• Facilidade de uso: Para garantir que as ferramentas sejam fáceis de usar e de adotar.
• Custo: Considerar o custo total de propriedade, incluindo taxas de licenciamento, custos de implementação e manutenção contínua.

Ao aproveitar as ferramentas certas e integrar tecnologias voltadas para o futuro, as organizações podem simplificar seus processos de aquisição, reduzir custos, melhorar as relações com os fornecedores e aumentar a eficiência geral das aquisições.

Conclusão

O ciclo de compras é um componente essencial das operações de qualquer organização. Ao gerenciar com eficácia os vários estágios do processo de aquisição, as empresas podem otimizar suas atividades de compra, reduzir custos e garantir que suas necessidades sejam atendidas com eficiência.

Compreender o ciclo de procurement e aproveitar as ferramentas e tecnologias adequadas é essencial para obter resultados de procurement bem-sucedidos e o sucesso geral dos negócios.

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