Der Beschaffungszyklus erklärt – 3DCAD.news

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Der Beschaffungszyklus, auch bekannt als Beschaffungslebenszyklus oder allgemeiner als Beschaffungsprozess, ist ein grundlegender Aspekt jeder Organisation und umfasst den gesamten Prozess der Beschaffung von Waren und Dienstleistungen. Von der Bedarfsermittlung bis zum Abschluss der Zahlungen umfasst die Beschaffung verschiedene Phasen, die eine effiziente und effektive Ressourcenzuweisung gewährleisten. Ein gut durchgeführter Beschaffungszyklus kann die Effizienz, die Kosteneffizienz und den Gesamterfolg einer Organisation erheblich beeinflussen.

Was ist ein Beschaffungskreislauf?

Ein Beschaffungszyklus ist eine Reihe von miteinander verbundenen Schritten, die Organisationen durchlaufen, um die für ihre Tätigkeit erforderlichen Ressourcen zu beschaffen. Dazu gehört ein strukturierter Ansatz, der die Planung, die Beschaffung, die Auftragsvergabe und die Verwaltung des Beschaffungsprozesses umfasst. Das Beschaffungsteam ist für die Überwachung und Verwaltung des gesamten Beschaffungszyklus verantwortlich.

Ziel des Beschaffungszyklus ist es, sicherzustellen, dass die Organisation die richtigen Waren oder Dienstleistungen zum bestmöglichen Preis, in der bestmöglichen Qualität und innerhalb der bestmöglichen Lieferfrist erwirbt, während gleichzeitig die Risiken minimiert und die Einhaltung der Vorschriften gewährleistet werden.

In unseren früheren Artikeln haben wir zwar die verschiedenen Phasen eines Beschaffungsprozesses in vereinfachter Form behandelt, doch ist es wichtig, die einzelnen Phasen genauer zu untersuchen, um ihre Feinheiten zu verstehen.

Phasen des Beschaffungslebenszyklus

Um den Prozess etwas übersichtlicher zu gestalten, unterteilen wir den Lebenszyklus der Beschaffung in drei Phasen: Planung und Strategie, Beschaffung und Auftragsvergabe sowie Vertragsmanagement und Abschluss. In den folgenden Abschnitten werden die wichtigsten Schritte in jeder Phase beschrieben, von der Bedarfsermittlung und der Auswahl der Lieferanten bis hin zum Vertragsmanagement und dem Abschluss des Projekts.

A. Planung & Strategie (vor der Auftragsvergabe)

Die Phase vor der Beschaffung ist eine wichtige Grundlage für den gesamten Beschaffungsprozess. Sie legt den Grundstein für eine erfolgreiche Beschaffung, indem sie sicherstellt, dass die Bedürfnisse der Organisation klar definiert und mit ihren strategischen Zielen abgestimmt sind.

SCHRITT 1: Bedarfsermittlung

Der Beschaffungsbedarf wird durch die Berücksichtigung mehrerer Faktoren ermittelt, wie z. B.:

• Spezifische Anforderungen: Definieren Sie die Beschaffungsziele und den Umfang des Projekts, indem Sie die spezifischen benötigten Waren oder Dienstleistungen, einschließlich technischer Spezifikationen, Qualitätsstandards und Leistungserwartungen, umreißen.
• Mengen und Fristen: Bestimmen Sie die genauen Bedarfsmengen, schätzen Sie die Dringlichkeit des Bedarfs ein und legen Sie realistische Lieferfristen fest, um Störungen des Betriebs zu vermeiden.
• Zuweisung von Haushaltsmitteln: Legen Sie ein klares Budget für den Beschaffungsprozess fest und berücksichtigen Sie dabei Faktoren wie die geschätzten Kosten für Waren oder Dienstleistungen, Transportkosten, mögliche Kostenschwankungen, potenzielle Risiken und Notfallpläne. Dadurch wird sichergestellt, dass die Organisation über ausreichende Mittel verfügt, um die erforderlichen Ressourcen zu beschaffen.

SCHRITT 2: Marktforschung

Sobald der Bedarf ermittelt ist, ist eine umfassende Marktforschung von entscheidender Bedeutung. Dies beinhaltet:

• Marktanalyse: Führen Sie Marktanalysen durch, um die Marktdynamik zu verstehen und Markttrends, Preisschwankungen, Qualitätsstandards und Lieferoptionen zu analysieren, um fundierte Entscheidungen zu treffen.
• Identifizierung von Lieferanten und Vorauswahl: Recherchieren Sie potenzielle Lieferanten anhand von Präqualifikationskriterien, einschließlich Faktoren wie Erfahrung, Kapazität, Ruf, finanzielle Stabilität, Preisgestaltung, geografischer Standort, Referenzen und Fähigkeit, die Anforderungen der Organisation zu erfüllen. Zu diesem Zeitpunkt kann eine Informationsanfrage (Request for Information, RFI) gestellt werden, um vorläufige Informationen von potenziellen Dienstleistern einzuholen und so eine effektive Lieferantenauswahl zu ermöglichen. Dieser Prozess umfasst die Anwendung der erforderlichen Maßnahmen, um die Lieferanten für die weitere Bewertung in die engere Wahl zu nehmen.

SCHRITT 3: Entwicklung einer Beschaffungsstrategie

Ein wichtiger Schritt in dieser Phase des Beschaffungsprozesses ist die Entwicklung einer Beschaffungsstrategie, die den Ansatz für die Beschaffung der gewünschten Waren oder Dienstleistungen umreißt. Dies beinhaltet:

• Abstimmung der strategischen Ziele: Stellen Sie sicher, dass die im ersten Schritt (Bedarfsermittlung) definierten Beschaffungsziele mit den allgemeinen Unternehmenszielen und den strategischen Zielen in Einklang gebracht werden.
• Risikobewertung: Identifizierung potenzieller Risiken im Zusammenhang mit dem Beschaffungsprozess, z. B. Unterbrechungen der Lieferkette, Qualitätsprobleme, Vertragsrisiken oder Kostenrisiken, und Entwicklung von Strategien zur Risikominderung.
• Entwicklung von Bewertungskriterien: Erstellen Sie einen umfassenden Satz von Bewertungskriterien zur Beurteilung von Angeboten oder Vorschlägen. Diese Kriterien sollten objektiv und messbar sein und sich an den Beschaffungszielen orientieren.

SCHRITT 4: Auswahl der Beschaffungsmethode

Der letzte Schritt in dieser Phase des Beschaffungszyklus ist die Auswahl einer geeigneten Beschaffungsmethode, die für eine effiziente und kostengünstige Beschaffung entscheidend ist.

Durch eine sorgfältige Bewertung des Beschaffungsbedarfs können Organisationen eine Methode auswählen, die ihren Bedürfnissen entspricht und ihnen hilft, ihre Beschaffungsziele zu erreichen. Dies kann durch die folgenden Schritte erreicht werden:

• Analyse des Beschaffungsbedarfs: Sorgfältige Bewertung der Art des Kaufs, der Dringlichkeit, der Komplexität und des geschätzten Wertes.
• Identifizierung geeigneter Methoden: Bestimmen Sie auf der Grundlage der Analyse die am besten geeignete(n) Beschaffungsmethode(n). Die üblichen Beschaffungsmethoden sind:
  • Wettbewerbliche Ausschreibung: Ein formelles Verfahren, bei dem mehrere Anbieter Angebote für einen bestimmten Bedarf abgeben. Seine Arten sind:
    • Offenes Bieten: Jeder interessierte Anbieter kann ein Angebot abgeben.
    • Geschlossenes Bieten: Nur präqualifizierte Lieferanten können Gebote abgeben.
    • Umgekehrte Auktion: Der Käufer legt den Preis fest, und die Anbieter bieten nach unten.
  • Verhandlung: Ein flexiblerer Ansatz, bei dem der Käufer und der Verkäufer in Vertragsverhandlungen treten und die Bedingungen erörtern. Seine Arten sind:
  • Direktkauf: Ein vereinfachtes Verfahren, das bei geringwertigen oder häufig gekauften Artikeln, bei Notkäufen oder wenn es einen einzigen Lieferanten gibt, eingesetzt wird. Das Unternehmen kauft Waren oder Dienstleistungen direkt von einem bestimmten Lieferanten, ohne ein wettbewerbsorientiertes Verfahren wie Ausschreibungen oder Verhandlungen zu durchlaufen. Es gibt folgende Arten:
    • Kaufaufträge: Formale Dokumente zur Genehmigung von Käufen, in denen die Beschreibung des Artikels, die Menge, der Preis, die Lieferbedingungen und die Zahlungsbedingungen angegeben sind.
    • Rahmenaufträge: Langfristige Kaufverträge mit im Voraus genehmigten Bedingungen, die für wiederkehrende Käufe verwendet werden.
• Kosten-Nutzen-Analyse: Bewerten Sie die potenziellen Kosten und Vorteile der einzelnen Methoden, um die vorteilhafteste Option zu ermitteln.
• Einbeziehung von Interessengruppen: Beziehen Sie relevante Abteilungen wie das Finanzteam, das Gesundheits- und Sicherheitsteam und die Rechtsabteilung ein, um eine Abstimmung und Unterstützung sicherzustellen.
• Berücksichtigung der Organisationspolitik: Stellen Sie sicher, dass die gewählte Methode mit den organisatorischen Richtlinien und Verfahren übereinstimmt.

B. Beschaffung & Auftragsvergabe (während der Beschaffung)

SCHRITT 5: Ausführung der Beschaffung

In der Phase der Beschaffungsdurchführung wird der Beschaffungsprozess in die Tat umgesetzt. Je nach gewählter Beschaffungsmethode (Ausschreibung, Verhandlung oder Direktkauf) werden bestimmte Schritte befolgt.

In diesem Abschnitt werden die wichtigsten Aktivitäten für jede Methode beschrieben, um eine reibungslose und effiziente Durchführung des Beschaffungsprozesses zu gewährleisten.

C. Vertragsmanagement & Abschluss (nach der Beschaffung))

SCHRITT 6: Vertragsdurchführung und -erfüllung

• Auftragserteilung und Auftragsverwaltung: Sicherstellen, dass der Auftrag korrekt erteilt und während seines gesamten Lebenszyklus verwaltet wird.
• Empfang und Prüfung von Waren/Dienstleistungen: Prüfen Sie die Waren oder Dienstleistungen bei der Lieferung, um sicherzustellen, dass sie die angegebenen Anforderungen erfüllen. Melden Sie etwaige Unstimmigkeiten oder Mängel dem Lieferanten zur Behebung.
• Bearbeitung und Bezahlung der Rechnung: Bearbeiten Sie die Rechnungen des Lieferanten und überprüfen Sie sie auf ihre Richtigkeit. Nehmen Sie die Zahlungen gemäß den vereinbarten Bedingungen vor.

SCHRITT 7: Vertragsverwaltung und -bewertung

• Vertragsverwaltung: Überwachen Sie den Vertrag, um die Einhaltung zu gewährleisten und alle Probleme zu lösen. Dazu gehören die Überwachung der Leistung, die Beilegung von Streitigkeiten und die Durchführung notwendiger Änderungen.
• Nachvertragliche Bewertung: Bewerten Sie die Leistung des Lieferanten und die Wirksamkeit des Beschaffungsprozesses. Geben Sie dem Lieferanten ein Feedback zu seiner Leistung und dokumentieren Sie die aus dem Projekt gezogenen Lehren für zukünftige Referenzen.

SCHRITT 8: Projektabschluss und -beendigung

• Abschluss des Projekts: Schließen Sie das Projekt ab, stellen Sie sicher, dass alle Leistungen erfüllt sind, und stellen Sie dem Lieferanten eine Abschlussbescheinigung aus.
• Entsorgungsmanagement: Kümmern Sie sich um die Entsorgung oder das Recycling von überschüssigen Materialien oder Ausrüstungen im Zusammenhang mit dem Projekt in Übereinstimmung mit den einschlägigen Vorschriften.
• Führung von Aufzeichnungen: Führen Sie genaue Aufzeichnungen über den Beschaffungsprozess, einschließlich Verträgen, Bestellungen, Rechnungen und Inspektionsberichten, für künftige Referenzen und Audits.

Werkzeuge und Technologien

Zur Rationalisierung und Optimierung des Einkaufszyklus werden verschiedene Tools und Technologien eingesetzt:

Die Auswahl der richtigen Werkzeuge

Welche Tools für eine Organisation am besten geeignet sind, hängt von ihren spezifischen Bedürfnissen, ihrem Budget und dem Fachwissen ihres Teams ab. Dabei können verschiedene Faktoren berücksichtigt werden:

• Integration in bestehende Systeme: Sicherstellen, dass die gewählten Tools in das ERP-, CRM- und andere Systeme des Unternehmens integriert werden können.
• Skalierbarkeit: Auswahl von Tools, die mit der Organisation wachsen können.
• Benutzerfreundlichkeit: Sicherstellen, dass die Instrumente benutzerfreundlich und leicht zu übernehmen sind.
• Kosten: Zu berücksichtigen sind die Gesamtbetriebskosten, einschließlich Lizenzgebühren, Implementierungskosten und laufende Wartung.

Durch den Einsatz der richtigen Tools und die Integration zukunftsweisender Technologien können Unternehmen ihre Beschaffungsprozesse straffen, die Kosten senken, die Lieferantenbeziehungen verbessern und die Beschaffungseffizienz insgesamt steigern.

Schlussfolgerung

Der Beschaffungszyklus ist ein entscheidender Bestandteil der Geschäftstätigkeit eines jeden Unternehmens. Durch ein effektives Management der verschiedenen Phasen des Beschaffungsprozesses können Unternehmen ihre Beschaffungsaktivitäten optimieren, Kosten senken und sicherstellen, dass ihr Bedarf effizient gedeckt wird.

Das Verständnis des Beschaffungszyklus und der Einsatz geeigneter Tools und Technologien sind für erfolgreiche Beschaffungsergebnisse und den allgemeinen Unternehmenserfolg unerlässlich.

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