Le cycle de passation des marchés expliqué – 3DCAD.news

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Le cycle d’approvisionnement, également connu sous le nom de cycle de vie de l’approvisionnement ou plus largement de processus d’approvisionnement, est un aspect fondamental de toute organisation, englobant l’ensemble du processus d’acquisition de biens et de services. De l’identification des besoins à la finalisation des paiements, la passation de marchés comporte plusieurs étapes qui garantissent une allocation efficace et efficiente des ressources. Un cycle de passation de marchés bien exécuté peut avoir un impact significatif sur l’efficacité, la rentabilité et le succès global d’une organisation.

Qu’est-ce qu’un cycle de passation de marchés ?

Un cycle de passation de marchés est une série d’étapes interconnectées que les organisations suivent pour obtenir les ressources nécessaires à leurs activités. Il s’agit d’une approche structurée qui comprend la planification, la recherche de fournisseurs, la passation de contrats et la gestion du processus d’acquisition. L’équipe chargée des achats est responsable de la supervision et de la gestion de l’ensemble du cycle d’achat.

L’objectif du cycle d’acquisition est de garantir que l’organisation acquiert les bons biens ou services au meilleur prix, à la meilleure qualité et dans les meilleurs délais, tout en minimisant les risques et en garantissant la conformité avec les réglementations.

Bien que nous ayons abordé la version simplifiée des différentes étapes d’un processus de passation de marchés dans nos articles précédents, il est essentiel d’examiner chaque phase plus en détail pour en comprendre toutes les nuances.

Étapes du cycle de vie des marchés publics

Pour rendre le processus un peu plus facile à suivre, nous divisons le cycle de vie des marchés publics en trois phases : la planification et la stratégie, la recherche de fournisseurs et la passation de marchés, ainsi que la gestion et la clôture des contrats. Les sections suivantes décrivent les principales étapes de chaque phase, depuis la définition des besoins et la sélection des fournisseurs jusqu’à la gestion des contrats et la clôture du projet.

A. Planification &amp ; Stratégie (Pre-Procurement)

La phase de préapprovisionnement constitue une base essentielle pour l’ensemble du processus de passation de marchés. Elle jette les bases d’une passation de marchés réussie en veillant à ce que les besoins de l’organisation soient clairement définis et alignés sur ses objectifs stratégiques.

ÉTAPE 1 : Identification des besoins

Les besoins en matière d’achats sont déterminés en tenant compte de multiples facteurs tels que

• Les exigences spécifiques : Définir les objectifs de la passation de marché et la portée du projet, en décrivant les biens ou services spécifiques requis, y compris les spécifications techniques, les normes de qualité et les attentes en matière de performance.
• Quantités et délais : Déterminez les quantités exactes nécessaires, évaluez l’urgence du besoin et fixez des délais de livraison réalistes afin d’éviter toute interruption des opérations.
• Allocation budgétaire : Établir un budget clair pour le processus de passation de marchés, en tenant compte de facteurs tels que le coût estimé des biens ou des services, les frais de transport, les fluctuations potentielles des coûts, les risques potentiels et les plans d’urgence. Cela permet de s’assurer que l’organisation dispose de fonds suffisants pour acquérir les ressources nécessaires.

ÉTAPE 2 : Étude de marché

Une fois les besoins identifiés, une étude de marché complète devient primordiale. Cela implique

• L’analyse du marché : Réaliser une analyse de marché pour comprendre la dynamique du marché et analyser les tendances du marché, les fluctuations de prix, les normes de qualité et les options de livraison afin de prendre des décisions en connaissance de cause.
• Identification et présélection des fournisseurs : Rechercher des fournisseurs potentiels sur la base de critères de pré-qualification, notamment des facteurs tels que l’expérience, la capacité, la réputation, la stabilité financière, les prix, la situation géographique, les références et la capacité à répondre aux exigences de l’organisation. Une demande d’information (RFI) peut être émise à ce stade pour recueillir des informations préliminaires auprès des fournisseurs de services potentiels afin de faciliter une sélection efficace des fournisseurs. Ce processus implique l’application des mesures requises pour présélectionner les fournisseurs en vue d’une évaluation plus approfondie.

ÉTAPE 3 : Élaboration d’une stratégie de passation de marchés

Une étape importante de cette phase du processus de passation de marchés consiste à élaborer une stratégie de passation de marchés afin de définir l’approche qui sera adoptée pour acquérir les biens ou les services souhaités. Il s’agit notamment de :

• L’alignement des objectifs stratégiques : Veiller à ce que les objectifs de la passation de marchés définis lors de la première étape (identification des besoins) soient alignés sur les objectifs généraux de l’entreprise et sur les objectifs stratégiques.
• Évaluation des risques : Identifier les risques potentiels associés au processus de passation de marchés, tels que les perturbations de la chaîne d’approvisionnement, les problèmes de qualité, les risques contractuels ou les risques liés aux coûts, et élaborer des stratégies d’atténuation.
• Élaboration de critères d’évaluation : Créer un ensemble complet de critères d’évaluation pour évaluer les offres ou les propositions. Ces critères doivent être objectifs, mesurables et alignés sur les objectifs du marché public.

ÉTAPE 4 : Sélection de la méthode de passation de marché

La dernière étape de ce cycle de passation de marchés est la sélection d’une méthode de passation de marchés appropriée, qui est cruciale pour une passation de marchés efficace et rentable.

En évaluant soigneusement les exigences d’achat, les organisations peuvent sélectionner une méthode qui correspond à leurs besoins et les aide à atteindre leurs objectifs en matière de passation de marchés. Les étapes suivantes permettent d’atteindre cet objectif :

• Analyse des besoins d’achat : Évaluer soigneusement la nature de l’achat, l’urgence, la complexité et la valeur estimée.
• Identification des méthodes appropriées : Sur la base de l’analyse, déterminer la ou les méthodes de passation de marchés les plus appropriées. Les méthodes de passation de marchés les plus courantes sont les suivantes
  • L’appel d’offres : Un processus formel dans lequel plusieurs fournisseurs soumettent des offres pour un besoin spécifique. Les types d’appels d’offres sont les suivants :
    • Enchères ouvertes : Tout fournisseur intéressé peut soumettre une offre.
    • Appel d’offres fermé : Seuls les fournisseurs préqualifiés peuvent soumettre des offres.
    • Enchères inversées : L’acheteur fixe le prix et les fournisseurs font des offres à la baisse.
  • Négociation : Une approche plus souple dans laquelle l’acheteur et le vendeur s’engagent dans la négociation du contrat et discutent des termes et conditions. Ses types sont les suivants :
  • L’achat direct : Processus simplifié utilisé pour les articles de faible valeur ou achetés fréquemment, les achats d’urgence ou lorsqu’il existe un fournisseur unique. L’entreprise achète directement des biens ou des services à un fournisseur spécifique sans passer par une procédure d’appel d’offres ou de négociation. Ses types sont les suivants :
    • Les bons de commande : Documents formels autorisant les achats, qui précisent la description de l’article, la quantité, le prix, les détails de la livraison et les conditions de paiement.
    • Commandes globales : Contrats d’achat à long terme dont les conditions sont approuvées à l’avance et qui sont utilisés pour les achats récurrents.
• Analyse coûts-avantages : Évaluer les coûts et les avantages potentiels de chaque méthode afin de déterminer l’option la plus avantageuse.
• Implication des parties prenantes : Impliquer les services concernés, tels que l’équipe financière, l’équipe chargée de la santé et de la sécurité et le service juridique, afin d’assurer l’alignement et le soutien.
• Prise en compte des politiques de l’organisation : Veiller à ce que la méthode choisie soit conforme aux politiques et procédures de l’organisation.

B. Sourcing &amp ; Contracting (pendant la passation de marchés)

ÉTAPE 5 : Exécution de la passation de marchés

La phase d’exécution de la passation de marché est celle où le processus de passation de marché est mis en œuvre. En fonction de la méthode de passation choisie (appel d’offres, négociation ou achat direct), des étapes spécifiques seront suivies.

Cette section décrit les principales activités liées à chaque méthode, afin de garantir une exécution efficace et sans heurts du processus de passation de marchés.

C. Gestion du contrat &amp ; clôture (après la passation de marché))

ÉTAPE 6 : Exécution et respect du contrat

• Placement et gestion des commandes: Veiller à ce que la commande soit passée correctement et gérée tout au long de son cycle de vie.
• Réception et inspection des biens/services : Lors de la livraison, inspectez les biens ou les services pour vérifier qu’ils répondent aux exigences spécifiées. Signalez toute anomalie ou tout défaut au fournisseur pour qu’il y remédie.
• Traitement et paiement des factures : Traiter les factures du fournisseur et en vérifier l’exactitude. Effectuez les paiements conformément aux conditions convenues.

ÉTAPE 7 : Administration et évaluation du contrat

• Gestion des contrats : Superviser le contrat afin d’en assurer la conformité et de résoudre les problèmes éventuels. Il s’agit notamment de suivre les performances, de résoudre les litiges et d’apporter les modifications nécessaires.
• Évaluation post-contractuelle : Évaluer les performances du fournisseur et l’efficacité du processus de passation de marché. Fournir un retour d’information au fournisseur sur ses performances et documenter les enseignements tirés du projet pour référence future.

ÉTAPE 8 : Achèvement et clôture du projet

• Achèvement du projet : Finaliser le projet, s’assurer que tous les résultats attendus ont été atteints et délivrer un certificat d’achèvement au fournisseur.
• Gestion des déchets : S’occuper de l’élimination ou du recyclage de tout matériel ou équipement excédentaire associé au projet, conformément à la réglementation en vigueur.
• Tenue de registres : Conservez des dossiers précis sur le processus de passation de marchés, y compris les contrats, les bons de commande, les factures et les rapports d’inspection, afin de pouvoir vous y référer ultérieurement et de procéder à des audits.

Outils et technologies

Divers outils et technologies sont utilisés pour rationaliser et optimiser le cycle d’achat :

Choisir les bons outils

Les meilleurs outils pour chaque organisation dépendent de ses besoins spécifiques, de son budget et de l’expertise de son équipe. Différents facteurs peuvent être pris en compte :

• L’intégration avec les systèmes existants : S’assurer que les outils choisis peuvent s’intégrer aux systèmes ERP, CRM et autres de l’organisation.
• Évolutivité : Choisir des outils qui peuvent évoluer avec l’organisation.
• Facilité d’utilisation : Veiller à ce que les outils soient conviviaux et faciles à adopter.
• Coût : Prendre en compte le coût total de possession, y compris les frais de licence, les coûts de mise en œuvre et la maintenance continue.

En utilisant les bons outils et en intégrant des technologies d’avenir, les organisations peuvent rationaliser leurs processus d’achat, réduire les coûts, améliorer les relations avec les fournisseurs et renforcer l’efficacité globale de l’achat.

Conclusion

Le cycle d’approvisionnement est un élément essentiel des opérations de toute organisation. En gérant efficacement les différentes étapes du processus d’approvisionnement, les entreprises peuvent optimiser leurs activités d’achat, réduire les coûts et s’assurer que leurs besoins sont satisfaits de manière efficace.

La compréhension du cycle d’approvisionnement et l’utilisation d’outils et de technologies appropriés sont essentielles pour obtenir de bons résultats en matière d’approvisionnement et pour assurer la réussite globale de l’entreprise.

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